به منظور کسب موفقیت، تیم مدیریت پورتفولیوی باید:
برنامه استراتژیک سازمان را درک کند.
معیارهای استراتژیک سازمانی برای مدیریت پورتفولیوی تعریف نماید.
تمامی پروژه ها، طرح‌ها و دیگر اجزای سازمانی پورتفولیوی را مدنظر قرار دهد.
فرآیندهای الزامی مورد توافق توسط سازمان و یا تیم را پیگیری نماید.
۲-۲-۲۳ فرایندهای مدیریت پورتفولیوی
فرآیندهای مدیریت پورتفولیوی را می توان در قالب دو دسته طبقه بندی کرد:
گروه فرایند همسوسازی: تعیین می‌کند چگونه اجزا در پورتفولیوی طبقه بندی، ارزیابی، انتخاب و مدیریت می‌شوند.
گروه فرایند پایش و کنترل: بازنگری دوره ای شاخص های عملکرد برای همسوسازی با اهداف استراتژیک و صحه گذاری منافع حاصل از اجزای پورتفولیوی برای سازمان. (PMI,2006)
تیم مدیریت پورتفولیوی مسئولیت تعیین فرآیندهای مناسب و میزان عمق اجرای هر فرایند را برای یک سازمان معین و همچنین یک پورتفولیوی مشخص دارد. (PMI,2006)
(شکل ۲-۱۳) فرآیندهای مدیریت پورتفولیوی
۲-۲-۲۴ اداره پورتفولیوی
(شکل ۲-۱۴) اداره پورتفولیوی(PMI,2006)
۲-۲-۲۴-۱ شناسایی اجزا
هدف از شناسایی عبارتست از به روزآوری لیست اجزا با اطلاعات کافی از اجزای جاری و جدیدی که از طریق مدیریت پورتفولیوی مدیریت خواهند شد.
فعالیتهای کلیدی این فرایند عبارتند از:
-ارزیابی اجزای جاری و پیشنهاد اجزای جدید
-عدم پذیرش اجزایی که در تعاریف از پیش تعیین شده قرار ندارند.
-دسته بندی اجزای شناسایی شده به دسته های از پیش تعیین شده مانند پروژه، طرح، پورتفولیوی و سایر کارها(PMI,2006)
(شکل ۲-۱۵) شناسایی اجزاء
الف) تعریف اجزا
تعریف اجزا بر اساس اهداف طرح های عملیاتی و یا استراتژیک انجام می شود. تعریف اجزا برای غربال اولیه لیست اجزا بسیار مفید می‌باشد. در تعریف اجزا به موارد زیر اشاره می شود: (PMI,2006)
همسویی با استراتژی
کلاس اجزا
اندازه (بودجه، منابع و …)
مدت اجرا
تاثیرات روی سود
تاثیرات روی ریسک
میزان اضطرار
ب)توصیف کننده های کلیدی
به منظور طبقه بندی، ارزیابی و انتخاب اجزا بکار می رود. ومعیاری برای پایش و کنترل عملکرد اجزا و اطمینان از سودآوری آنها می باشند.
به نمونه هایی از توصیف کننده‌های کلیدی در زیراشاره شده است.
شرح اجزا - مشتری و حامیان اجزا
طرح های سطح بالا - ذینفعان کلیدی
ابزار و تکنیک ها برای تهیه لیست اجزا به همراه مجموعه مشترکی از توصیف کننده‌های کلیدی، برای مقایسه، ارزیابی و انتخاب های بعدی بکار می روند.
برخی از توصیف کننده‌های کلیدی نیز می توانند به عنوان فیلتر اولیه در پذیرش و یا رد اجزا، برای ارزیابی های بعدی عمل نمایند. (ویلیام،۲۰۰۶)
۲-۲-۲۴ -۲ طبقه بندی اجزا
طبقه بندی اجزا شامل تخصیص اجزا به طبقات با مجموعه ای از فیلتر ها و معیارهای تصمیم گیری مشترک می‌باشد. طبقات بر اساس طرح های استراتژیک تعریف می‌شوند.
اجزا در یک طبقه مشخص اهداف مشترکی دارند و می‌توانند بر همان مبنا اندازه‌گیری شوند.
طبقه بندی اجزا برای توازن در سرمایه گذاری و ریسک میان همه اهداف و طبقات استراتژیک به سازمان کمک می‌کند.
فعالیت های کلیدی طبقه بندی اجزا عبارتند از :
شناسایی طبقات استراتژیک بر اساس طرح استراتژیک
مقایسه اجزای شناسایی شده با معیارهای طبقه بندی
