همانگونه که در بسیاری از کتاب های مدیریت منابع انسانی مشهود است اصطلاح های «ارزیابی» و «ارزشیابی» ترجمه واژه های Appraisal ,Evaluation, Rating, Assessment, Auditing هستند که هر یک از آنها برای معنی خاصی به کار می روند، اما همۀ این معانی در مفهوم ارزش و بهاء چیز یا فردی و یا برآورد آن، منتشر کند. دانشمندان مدیریت منابع انسانی با توجه به معنای لغوی ارزیابی، تعاریف و تعابیر مختلف و متنوعی را ارائه داده اند که در اینجا به برخی از آنها اشاره می شود:
-
- سنجش و ارزشیابی کار و فعالیت انجام شده و نتیجۀ حاصل از آن با معیار یا مقیاسی که بتوان کیفیت و کمیت مورد نظر را با دقت به طریقی به دور از داوری های شخصی ارزیابی نمود(بت شکن، ۱۳۷۴: ۲۴).
-
- سنجش و قضاوت در رفتارها، شایستگی و لیاقت فردی در انتصاب شغلی (سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور، دستورالعمل اجرایی ارزشیابی کارکنان و مدیران، ۸۷۱/الف/۱۲۱، مورخ ۱/۷/۱۳۷۲).
۲-۴٫ مفهوم ارزیابی عملکرد
برای درک مفهوم ارزشیابی عملکرد بایستی ابتدا مفهوم عملکرد را دریابیم. عملکرد به درجه انجام وظایفی که شغل یک کارمند را تکمیل میکند اشاره دارد (بایرز و رو[۳۶]، ۲۰۰۸: ۲۱۶) و نشان میدهد که چگونه یک کارمند الزامات یک شغل را به انجام میرساند. عملکرد اغلب با «تلاش» که اشاره به صرف انرژی دارد یکسان تلقی میشود، اما عملکرد براساس نتایج فعالیتها اندازهگیری میشود. برای مثال یک دانشجو ممکن است تلاش زیادی را در آماده شدن برای آزمون بکار گیرد اما نمره کمی دریافت کند در این مورد تلاش زیادی صورت گرفته اما عملکرد پایین بوده است. به عقیده بایرز ورو (۲۰۰۸: ۲۱۷) عملکرد افراد در یک موقعیت میتواند به عنوان نتیجه ارتباط متقابل بین: الف) تلاش، ب) تواناییها و ج)ادراکات نقش تلقی شود.” تلاش"، که از برانگیختگی نشأت میگیرد اشاره به میزان انرژی (فیزیکی یا ذهنی) که یک فرد در انجام وظیفه استفاده میکند دارد.” تواناییها"، ویژگیهای شخصی مورد استفاده درانجام یک شغل هستند و” اداراکات نقش” به مسیرهایی که افراد باور دارند بایستی تلاشهایشان را در جهت انجام شغلشان هدایت کنند، اشاره میکند. نو و دیگران[۳۷] (۲۰۰۸، ۳۴۵) عملکرد را ناشی از ویژگیهای شخصی، مهارتها و نظیر آن میدانند همانطور که شکل ۱ نشان میدهد این ویژگیها از طریق رفتار کارکنان به نتایج عینی تبدیل میشوند. در واقع کارکنان تنها در صورتی که دانش، مهارتها، تواناییها و سایر ویژگیهای ضروری برای انجام یک شغل را داشته باشند میتوانند رفتارشان را نشان دهند. ارزیابی عملکرد فرایندی است که به وسیله آن کار کارکنان در فواصلی معین و به طور رسمی، مورد بررسی و سنجش قرار می گیرند(سعادت، ۱۳۷۵). ارزیابی عملکرد فرایندی است رسمی که کارگر را از بازخورد تشخیصی نتایج مثبت یا منفی عملکرد شغلی خود آگاه می کند(رحیمی، ۱۳۸۵: ۳۶). ارزیابی به معنای سنجش مقدار و چگونگی بهره وری یک فرد و قضاوت در بارۀ آن است(کریمی، ۱۳۸۵: ۲۵). ارزیابی عملکرد عبارت است از بررسی قوتها و ضعفهای مرتبط با کار یک فرد یا یک گروه در یک سازمان(نجف بیگی، ۱۳۸۷: ۹۶). ارزیابی عملکرد عبارت است از روش رسمی تشخیص خصوصیات کارکنان بر اساس بازخور مثبت یا منفی از نتایج عملکرد افراد در چگونگی وظایف می باشد(سید جوادین، ۱۳۸۱). ارزیابی عبارت است از سنجش نسبی عملکرد فرد در رابطه با نحوه انجام کار مشخص در یک دوره زمانی معین، در مقایسه با استاندارد انجام کار و همچنین تعیین استعداد و ظرفیت های بالقوه فردبه منظور برنامه ریزی در جهت به فعلیت در آوردن آنها(حاج شریف،۱۳۷۱ : ۱۶۵). ارزیابی عملکرد عبارت است از سنجش و قضاوت در رفتارها، شایستگی و لیاقت فردی در انتصابات شغلی(سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور، دستورالعمل اجرایی ارزشیابی کارکنان و مدیران، ۸۷۱/الف/۱۲۱، مورخ ۱/۷/۱۳۷۲).
شکل شماره (۲-۱): مدل ارزیابی عملکرد در سازمانها (نو و دیگران، ۲۰۰۸ : ۳۴۵)
دیگر مؤلفه اساسی مدل نو و همکاران، استراتژیهای سازمانی است. اغلب ارتباط بین مدیریت عملکرد و استراتژیها و اهداف سازمان نادیده گرفته میشود. نهایتاً مدل یاد شده اشاره میکند که محدودیتهای موقعیتی نیز نقش اساسی در عملکرد افراد ایفا می کند. همانطور که قبلاً ذکر شد، افراد ممکن است رفتار مناسبی انجام دهند اما نتایج مناسبی کسب نکنند. بنابراین، کارکنان بایستی دارای ویژگیهای مشخصی برای انجام مجموعهای از رفتارها و دستیابی به برخی نتایج باشند و به منظور دستیابی به مزیتهای رقابتی، ویژگیها، رفتارها و نتایج بایستی به استراتژیهای سازمانی گره زده شوند.
با این تفاسیر میتوان ارزیابی عملکرد را به عنوان فرایند ارزیابی و برقراری ارتباط با کارکنان در نحوه انجام یک شغل و استقرار برنامه بهبود آن تعریف نمود (بایرزو و رو، ۲۰۰۸ : ۳۴۵). در این صورت ارزیابی عملکرد نه تنها به کارکنان اجازه میدهد که بدانند عملکردشان چگونه است، بلکه بر سطح تلاش و مسیر آیندهشان تأثیر میگذارد.
همچنین کارل و دیگران [۳۸] (۲۰۰۰ : ۲۲۵) ارزشیابی عملکرد را فرایند مداوم ارزیابی و مدیریت رفتار و بروندادهای انسانی در محل کار تعریف کردهاند. و به عقیده فوت و هوک[۳۹] (۱۹۹۹ : ۱۰۵) ارزشیابی کارکنان عبارت است از: فرایند رسمی برای سنجش و ارائه بازخورد به کارکنان در مورد خصوصیات و نحوه انجام فعالیتهایشان و همچنین شناخت استعدادهای بالقوه آنان به منظور شکوفایی آنها در آینده.
۲-۵٫ تعریف ارزیابی عملکرد
ارزیابی عملکرد فرآیندی است رسمی که کارکنان را از بازخورد تشخیصی نتایج عملکرد شغلی شان آگاه می کند و به آنها کمک می کند تا عملکرد خود را بهبود بخشند (کاپلان و نورتن، ۱۳۸۸: ۱۴۹). به عبارتی دیگر ارزیابی عملکرد عبارت است از تعیین درجه کفایت و لیاقت کارکنان، از لحاظ انجام وظایف محوله و قبول مسئولیتها در سازمان که این ارزیابی باید به طور عینی و سیستماتیک انجام گیرد (قلیانی و همکاران[۴۰]، ۱۹۹۷: ۳۷).
ارزیابی اثر بخش عملکرد منابع انسانی موضوعی است که فکر بسیاری از مدیران را به خود جلب کرده است. اغلب آنان به دنبال رویکرد یا راهکار عملی هستند ازطریق آن بتوانند عملکرد کارکنان خود را بهبود بخشیده و زمینه ها ی رشد و تعالی را فراهم ساخته و بر مزیت های رقابتی خود بیفزایند. اثر بخشی ارزیابی عملکرد، حمایت همه جانبه آنان از برنامه های ارزیابی عملکرد، مشارکت دادن کارکنان در برنامه ها ی ارزیابی، بررسی عینی و منصفانه عملکرد کارکنان و تدوین برنامه عملی برای ایجاد زمینه های بهبود عملکرد و زدودن عوامل استرس زا در ارزیابی بستگی دارد(کریمی، ۱۳۸۵: ۲۲).
از اطلاعاتی که در نتیجه ارزیابی عملکرد حاصل می شود می توان در اموری همچون : برنامه ریزی نیروی انسانی ،کارمندیابی و انتخاب، تعیین روایی آزمون های استخدامی، آموزش و تربیت کارکنان، تعیین مسیر شغلی، حقوق و مزایا و نهایتاً شناخت استعدادهای بالقوه کارکنان، استفاده کرد. یک برنامه یا روش ارزیابی عملکرد، هنگامی موفق و موثر خواهد بود که انعطاف پذیر بوده و بتواند همگام با واقعیات و متناسب با تغییرات سازمانی و محیطی درآن تغییراتی ایجاد کرد (کاظمی، ۱۳۸۱: ۹۴).
۲-۶٫ تعریف عملکرد
در یک سازمان هر فرد برای پیشرفت و نیل به اهداف تعیین شده شغلی نیاز به آگاهی از موقعیت خود دارد . این آگاهی موجب
می شود که او از نقاط قوت و ضعف عملکرد و رفتار خود مطلع گردد و تمهیدات لازم را برای اثر بخشی بیشتر کوشش هایش به کار برد. سازمانها نیز نیاز به شناخت کارایی کارکنان خود دارند تا بر اساس آن وضعیت نیروی انسانی خود را بهبود بخشند و بدین طریق بر حجم ارائه خدمات خود بیفزایند و در روند حرکت های خود تحولات مثبت را ایجاد کنند. به قول یکی از فیلسوفان اسلام شناس، زمانی یک مجموعه می تواند باقی بماند و اثر مطلوب بدهد که آن مجموعه موزون باشد، و یا به عبارتی از لحاظ مقدار لازم هر جزء و کیفیت ارتباط اجزا با یکدیگر در آن مجموعه توازن یا عدالت بر قرار باشد(میر سپاسی، ۱۳۸۵).
۲-۷٫ آشنایی با مفهوم ارزیابی عملکرد
در رابطه با ارزیابی عملکرد تعاریف مختلفی ارائه گردیده است که به چند مورد اشاره می شود:
-
- ارزیابی عملکرد فرآیندی است که توسط آن یک مدیر(۱) رفتار کاری کارکنان را با اندازه گیری و مقایسه با استاندارد های از قبل تعیین شده ارزشیابی می کند(۲) نتایج را ثبت می کند و(۳) نتایج را به کارکنان ابلاغ می کند.
-
- ارزیابی عملکرد فرآیندی است در چارچوب اصول ومفاهیم علمی مدیریت، در جهت تحقق اهداف و وظایف سازمانی و در قالب برنامه های اجرایی، که به وسیله آن کار کارکنان در فواصل معین و به طور رسمی در سازمان مورد بررسی و سنجش قرار می گیرد و کارکنان را از بازخور نتایج مثبت و یا منفی عملکرد شخصی خود آگاه می کند.
-
- ارزیابی عملکرد عبارت است از سنجش سیستماتیک و منظم کار افراد در رابطه با نحوه انجام وظیفه آنها در مشاغل محوله و تعیین پتانسیل موجود در آنها جهت رشد و بهبود(میرسپاسی،۲۴۲:۱۳۸۶).
-
- ارزیابی عملکرد در بعد سازمانی معمولاً مترادف با اثربخشی فعالیتهاست. منظور از اثر بخشی میزان دستیابی به اهداف و برنامه ها با ویژگی کارا بودن فعالیت ها و عملیات است(رحیمی، ۳۶:۱۳۸۵).
-
- ارزیابی عملکرد به فرایند سنجش و اندازه گیری عملکرد دستگاه ها در دوره های مشخص به گونه ای که انتظارات و شاخص های مورد قضاوت برای دستگاه ارزیابی شونده شفاف و از قبل به آن ابلاغ شده باشد، اطلاق می گردد(طبرسا، ۴:۱۳۷۸).
-
- ارزیابی عملکرد را می توان ارزیابی نحوه مدیریت مطلوب سازمان و بهایی که آنها به مشتریان و سایر ذینفعان منتقل می کنند، تعریف کرد.از آنجا که سنجش عملکرد خود بخشی از نحوه اداره سازمان است، سنجش عملکرد باید از لحاظ هزینه اثر بخش بوده و ارزشی را منتقل کند. به هنگام ارزیابی، ایجاد موازنه میان معیار های ادراکی که مستقیماً از کاربران خدمات و سایر ذینفعان حاصل می شود و آن شاخص های عملکردی که سازمان ثبت می کند، با اهمیت است(مولین[۴۱]، ۲۰۰۴: ۱۱۰-۱۱۲).
-
- ارزیابی عملکرد عبارت است از فرایند کمی کردن کارایی و اثر بخشی عملیات که با مروری بر ادبیات موضوع می توان دلایل آن را به سه گروه اصلی زیر تقسیم کرد:
الف) اهداف استراتژیک: که شامل مدیریت استراتژیک و تجدید نظر در استراتژی هاست.
ب) اهداف ارتباطی: که شامل کنترل موقعیت فعلی، نشان دادن مسیر آینده، ارائه بازخور و الگو برداری از سازمانهای دیگر است.
ج) اهداف انگیزشی: که شامل تدوین سیستم پاداش و همچنین تشویق بهبود و یادگیری است(کریمی،۲۲،۱۳۸۵).
۲-۸٫ اهداف ارزیابی عملکرد
اگرچه مفهوم مدیریت عملکرد، مفهوم جدیدی به حساب میآید، اما ارزشیابی عملکرد طی چند دهه گذشته از جمله بحث انگیزترین خدمات پرسنلی و فعالیتهای مدیریتی بوده است و میتوان گفت که مدیریت عملکرد با مطرح ساختن مجموعهای از دیدگاهها و برانگیختن احساسات گوناگون، یکی از پیچیدهترین فعالیتها و فرآیندهای مدیریت منابع انسانی است.در بسیاری از سازمانها، ارزشیابی عملکرد، بخش جدایی ناپذیر برنامههای مدیریت منابع انسانی و ابزار بسیار کارآمد در توسعه حرفهای محسوب میشود و برای مقاصد متعددی مورد استفاده قرار میگیرد. به عقیده برناردین[۴۲] (۲۰۰۳ : ۱۴۴) اطلاعات حاصل از اندازهگیری عملکرد بطور گستردهای برای جبران خدمت، بهبود عملکرد و مستندسازی بکار میرود. همچنین میتوان از آن درتصمیمات مربوط به کارکنان (نظیر: ارتقاء، انتقال، اخراج و انفصال از خدمت)، تجزیه و تحلیل نیازهای آموزشی، توسعه کارکنان، تحقیق و ارزشیابی برنامه، استفاده نمود. ایوانسویچ[۴۳] (۲۰۰۷ : ۲۵۳) اهداف ارزشیابی کارکنان را در توسعه کارکنان، ایجاد انگیزه، برنامهریزی نیروی انسانی و استخدام و ایجاد ارتباطات مؤثر بین کارکنان و سرپرستان برشمرده است. اسنل و بولندر[۴۴] (۲۰۰۷، : ۳۳۳) و نو و دیگران( ۲۰۰۸ : ۳۴۷) نیز اهداف ارزشیابی کارکنان را به ۲ دسته اهداف توسعهای و اهداف اداری- اجرایی تقسیم کردهاند جدول (۲-۱) بیانگر موارد بکارگیری نتایج ارزشیابی عملکرد به تفکیک اهداف توسعهای و اداری- اجرایی میباشد.
جدول شماره (۲-۱): اهداف ارزشیابی عملکرد (اسنل و بولندر، ۲۰۰۷ :۳۳۳ )
اهداف اداری- اجرایی | اهداف توسعهای |
- مستند کردن تصمیمات مربوط به کارکنان - تعیین ارتقاء کاندیدها - تعیین تکالیف و وظایف |